Dataretentie & compliance hoeven geen hoofdpijndossier te zijn

“Data is als water: teveel en je verdrinkt, te weinig en je droogt uit.”  

Als je verantwoordelijk bent voor dataretentie en compliance, weet je hoe snel dit een hoofdpijndossier kan worden. Regelgevingen zoals ISO 27001, GDPR en DORA veranderen voortdurend en stellen steeds hogere eisen aan databeheer. Ondertussen blijft de hoeveelheid data exploderen: in de afgelopen twee jaar hebben we samen 90% van alle bestaande data gecreëerd. Maar hier komt de crux: 80% daarvan heeft inmiddels geen enkele zakelijke waarde meer. En dan dit: 65% van de bedrijven heeft inmiddels zóveel data verzameld dat ze het niet eens meer kunnen organiseren of analyseren. (Bron: Splunk, The State of Dark Data Report).

De kunst is om de juiste balans te vinden. Bewaar je te veel data, dan lopen de kosten en risico’s op. Bewaar je te weinig, dan riskeer je juridische problemen. Dataretentie draait om één vraag: wat bewaar je, hoe lang en wanneer gooi je het weg? Handmatig is dat een enorme klus. Gelukkig zijn er tools die je leven een stuk makkelijker maken, zoals Microsoft Purview.

Oké, we geven het toe: als Microsoft Partner zijn we misschien een beetje bevooroordeeld. We vinden eigenlijk alles wat Microsoft ontwikkelt gaaf, interessant en bruikbaar. 😉 Maar bij Microsoft Purview zijn we écht enthousiast. Waarom? Omdat het een tool is die je waarschijnlijk al hebt en die je alleen maar slim hoeft in te richten. Het integreert naadloos in je huidige omgeving en wordt dankzij de Azure cloud continu voorzien van nieuwe updates en innovaties. Microsoft Purview helpt je om je dataretentiebeleid automatisch te beheren en uit te voeren, een gamechanger als je compliant wilt blijven in een wereld waar de regels alleen maar strenger worden.

Maar waar zit het grootste probleem bij dataretentie? Precies: ongestructureerde data. Denk aan informatie die niet netjes in een CRM-systeem staat, maar overal verspreid is. Hoeveel CV’s zitten er nog in je mailbox? Hoeveel e-mails met persoonlijke gegevens hadden allang verwijderd moeten worden? Welke bestanden op SharePoint hebben de bewaartermijn overschreden? En dan nog die honderden versies op OneDrive... Je snapt het: zonder goed beheer wordt dataretentie al snel een hoofdpijndossier.

Onze mailboxen veranderen onbewust in archieven.

Vaak bewaren we data uit angst om iets belangrijks kwijt te raken. Onze mailboxen veranderen daardoor onbewust in archieven. Het resultaat? Niet alleen hogere risico’s, maar ook overvolle systemen en torenhoge opslagkosten. En misschien nog wel frustrerender: het wordt steeds lastiger om snel de juiste informatie terug te vinden. In mijn volgende artikel ga ik verder in op de impact van te veel en gedateerde data voor je AI-ambities.  

Met regelgeving zoals DORA en ISO 27001 is een doordacht dataretentiebeleid geen luxe, maar een must. Het gaat niet alleen om het naleven van regels. Goed databeheer kan ook enorme impact hebben op je kosten én je reputatie. Slordig omgaan met data kan leiden tot boetes of zelfs reputatieschade. Zo was de Cloud niet goed afgeschermd bij tientallen Nederlandse bedrijven en dat bracht een enorme impact met zicht mee.  

Hoe meer data je verzamelt, hoe groter het risico op datalekken. Dat is precies waarom wij hier vanuit TeamValue altijd scherp op zijn: als je niet weet waar je data staat en wie er toegang toe heeft, wordt het bijna onmogelijk om die risico’s goed te beheersen.

Maar terug naar Microsoft Purview. Want als je dit probleem wil aanpakken binnen je organisatie, dan is dit de gamechanger. Purview helpt om dataretentie en compliance op een gestructureerde manier aan te pakken. Het stelt organisaties in staat om meer controle te krijgen over data zonder al die eindeloze handmatige processen.  

Voordelen van Microsoft Purview

Even een paar voordelen op een rij:  

1. Automatische dataretentie en governance

Met Microsoft Purview kun je eenvoudig een retentiebeleid instellen. Hierdoor wordt data automatisch bewaard voor de juiste periode en op het juiste moment verwijderd, zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn.

2. Inzicht in gevoelige en risicovolle data

Purview biedt geavanceerde mogelijkheden om gevoelige data, zoals persoonsgegevens en financiële gegevens, automatisch te scannen en te classificeren. Dit geeft je continu inzicht in waar risicovolle data zich bevindt, zodat deze effectief beschermd kan worden.

3. Ondersteuning voor ISO 27001 & DORA compliance

Microsoft Purview ondersteunt een breed scala aan certificeringen en compliance standaarden. Naast ISO 27001, DORA en GDPR, helpt Purview ook bij het naleven van andere belangrijke regelgeving en standaarden zoals:

• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): Voor de bescherming van gevoelige patiëntgegevens.

• CCPA (California Consumer Privacy Act): Voor de bescherming van de privacy van consumenten in Californië.

• NIST (National Institute of Standards and Technology) Cybersecurity Framework: Voor het verbeteren van de beveiliging van kritieke infrastructuren.

• SOX (Sarbanes-Oxley Act): Voor financiële regelgeving en rapportage.

4. Minder risico, lagere kosten

Door Microsoft Purview te gebruiken, kun je niet alleen je opslagkosten verlagen, maar ook het risico op boetes en datalekken minimaliseren. Het maakt databeheer eenvoudiger, efficiënter en veiliger.

Met de vernieuwde versie van Microsoft Purview hebben we al diverse organisaties geholpen bij de implementatie. Onze best practices delen we graag met je. Nou ja, niet álles. Sommige inzichten vallen onder onze unieke werkwijze, The Golden Path. Daar vertellen we je natuurlijk graag meer over bij een kop koffie. 😉

Implementatie Microsoft Purview

1. Start bij de basis

Klinkt logisch, toch? Maar zonder een grondig vooronderzoek loop je later vast. Breng eerst alle datastromen in kaart:

• Waar komt de data vandaan?

• Wat gebeurt er nu mee?

• Wat moet bewaard blijven en wat kan weg?

Daarnaast, check de specifieke branche- en sectorregels. Worden die al toegepast, of zijn er nieuwe processen nodig?

2. Betrek je medewerkers

Interview ze. Hoe gaan zij om met data? Wat moet worden bewaard en hoe geven ze dat vorm? Dit inzicht is cruciaal voor een succesvolle implementatie.

3. Tijd voor actie: een changeplan

Hoe richt je het dataretentiebeleid in en hoe implementeer je dit? Houd rekening met een lopende operatie:

• Hoe zorg je dat net opgeschoonde data niet vervuild raakt door nog ongestructureerde data die verzameld wordt tijdens de implementatiefase?

• Hoe voorkom je dat oude gewoontes terugkomen?

4. Integreer Purview slim in je bestaande systemen

Maak gebruik van je huidige infrastructuur en automatiseer workflows. Zo verbeter je compliance zonder extra complexiteit.

5. Vergeet je belangrijkste asset niet: je medewerkers

Purview geeft je controle, maar het succes valt of staat met de mensen die ermee werken. Zorg voor:

• Trainingen en workshops

• Duidelijke communicatie over dataretentie

• Regelmatige updates over nieuwe functionaliteiten

6. Neem Purview in beheer

Wet- en regelgeving verandert continu, en daarmee ook je retentiebeheer. Zorg ervoor dat Microsoft Purview up-to-date blijft, dat signalen tijdig worden gesignaleerd en opgepakt en onderneem tijdig actie om er het maximale uit te halen.

Wil je meer weten? Volg ons webinar

‍Dataretentie en compliance hoeven geen hoofdpijndossier te zijn. Zeker niet als je de juiste tools en strategieën gebruikt. Wil je ontdekken hoe Microsoft Purview jou kan helpen? In ons webinar deel ik samen met mijn collega Xander (Data & Cloud Architect) onze inzichten over hoe je het platform effectief implementeert in jouw organisatie.

Een keer sparren over de mogelijkheden van Purview? Dat doe ik maar al te graag. Stuur me een connectieverzoek, contact me op [email protected] of bel +31 655384241

Bekijk het webinar en ontdek hoe Microsoft Purview jou kan helpen.