6 Tips voor het faciliteren van een goede online meeting

‘‘In het begin vond ik online sessies organiseren best even pittig. Je bent normaal gesproken zo gewend om aan te voelen wie wat wil zeggen, of wat er juist ‘niet’ gezegd wordt. Hoe doe je dit dan opeens digitaal vanaf je laptop thuis? Of hoe zorg je ervoor dat iedereen z’n aandacht erbij houdt?’’

Tooling is het halve werk

Om te beginnen is tooling het halve werk. Het klinkt als een open deur, maar het gebruik van de juiste tooling is key. Bedenk daarom allereerst wat het doel van je meeting wordt. Wat wil je bereiken? Ga je brainstormen, processen in kaart brengen of ga je prioriteiten stellen? Met deze informatie in je achterhoofd kun je veel gerichter een tool kiezen. Om het je makkelijk te maken, heb ik alvast een aantal tools voor je op een rij gezet.

Trello bord:

De borden, lijsten en kaarten van Trello stellen teams in staat om projecten op een leuke en flexibele manier te delen. Het is een makkelijke tool om in samen te werken en biedt daardoor een overzichtelijk gedeeld perspectief.

Microsoft Whitebord:

Het zit eigenlijk al in de naam. Microsoft Whitebord geeft je een digitaal canvas om al je notities op te noteren. Het is eigenlijk een digitale versie van de fysieke flipover of het welbekende whitebord.

Reetro.io

Dit is een tool speciaal voor scrum masters. De tool biedt verschillende formats en is ideaal als voorbereiding op een retrospective.

Maar als ik uiteindelijk zou mogen kiezen, dan is Miro toch wel echt mijn favoriete tool. Waarom? Omdat het zo ontzettend veel mogelijkheden biedt en het voor elk project toepasbaar is. Van creatieve projecten ontwikkelen tot ontwerpen bespreken, brainstormen of mindmaps maken. Het is ideaal!

Genoeg tooling nu. Het is tijd voor de 6 gouden tips. Ready?Set. Go!  

1. Een goede voorbereiding is key

Het is zo makkelijk gezegd, maar een goede voorbereiding is echt van belang. Je hebt tijdens online meetings simpelweg gewoon minder ruimte om te improviseren, dus vraagt het werk vooraf. Ga daarom van tevoren de verschillende scenario’s af en zorg dat je á la minute kan bijsturen indien dit nodig is.

A.   Check de techniek. Werkt alles naar behoren? Wat doe je als iemand onverwachts uitvalt?

B.   Kan er onduidelijkheid ontstaan tijdens de meeting? Werkt iedereen met dezelfde inhoud en/of definitie? Is er voldoende draagvlak voor deze meeting?

C.   Wat doe je met onderwerpen waar je niet uitkomt? (Tip: maak een parkeerbord en ‘parkeer’ letterlijk de discussie.)

D.   Is iedereen goed gebriefd? Gaat iedereen met dezelfde verwachtingen de meeting in?

2. Verwachtingen tegenover je teams

Met de juiste verwachtingen de online meeting ingaan scheelt je een hoop tijd, gedoe en misschien wel discussie. Zorg er daarom voor dat je je team altijd informeert vanuit de why, how en what.

A.   Wat is het doel van de meeting?

B.   Wat is de timebox van deze meeting?

C.   Welke tooling wordt gebruikt? Wordt er ter voorbereiding van team members nog iets verwacht?

D.   Wanneer is de meeting succesvol?

Breng je team altijd een paar dagen van tevoren op de hoogte. Zo hebben zij nog voldoende gelegenheid om vragen te stellen.

3. Camera aan!

Camera angst? Dat hebben we hopelijk allang niet meer. Toch sluipt het er soms bij in om de camera toch even uit te zetten. Niet doen! Zet je camera altijd aan, ook als je het scherm deelt. Een online sessie zonder gezicht uitdrukking of reactie is gewoon minder effectief. Je wil immers gewoon graag weten hoe iedereen in de wedstrijd zit. Het zorgt daarbij voor meer vertrouwen en wederzijds begrip. Dus niet meer twijfelen, camera aan!

4. Starten met een energizer

Online sessies vergen veel energie. Vaak ga je van de een naar de andere online meeting en ben je nog herstellende van de vorige (of misschien zelfs een tikkie uitgeblust). Zorg daarom goed voor je mensen. Geef ze de ruimte om nog wat drinken te pakken of even de benen te strekken. Maar denk ook aan energizers in de trant van een quiz, verhaal of het stellen van een vraag. Een klein beetje fun aan het begin van de meeting kan ervoor zorgen dat mensen net dat beetje extra energie krijgen gedurende de sessie.    

5. Iedere digitale mening telt  

Online sessie zorgen soms voor een groter contrast binnen de groep. Mensen die een sterke mening hebben, kunnen sneller een online meeting ‘overrulen’, terwijl mensen die het lastiger vinden om hun mening te delen, dit misschien nu helemaal niet meer doen. Je wil dit het liefst voorkomen. Daarom ben ik gestart met het geven van ‘beurten’. Zo krijgt iedereen de mogelijkheid om zich te uiten. De digitale handjes binnen Teams zijn hierin een échte uitkomst. Zo kun je ook goed inzien of iedereen wel aan bod komt.

6. Regel je timeboxing

Timeboxing is eigenlijk niks anders dan het opstellen van een realistisch tijdspad voor je online meeting. Zoals ik in de eerste tip al aangaf, is er nu minder tijd om te freestylen.Daarom is het hebben van houvast tijdens een meeting ontzettend belangrijk. Het geeft jou als gesprekleider de handvatten om op een gestructureerde manier de meeting te leiden, maar daarbij helpt het je ook om sneller tot je doel te komen.  

Conclusie? Don’t worry. Een goede online meeting organiseren is voor iedereen moeilijk. Maar laat je hierdoor niet tegenhouden. Ga daarom moeilijke gesprekken of ingewikkelde trajecten via een online meeting niet uit de weg. Iedereen leert met vallen en opstaan. Laten we elkaar daarom helpen. Dus heb jij naast deze 6 tips nog een andere goede tip? Schroom dan niet om die met ons of je netwerk te delen. Zo leren we elke dag met en van elkaar.

‘‘Online sessie zijn belangrijk voor je scrum teams, maar ook net zo goed om de samenwerking tussen Business en IT te bewerkstelligen. Waar je normaal gesproken bij de koffieautomaat nog wat zaken doorspreekt, opheldert of uitspreek, gebruik je daar nu de online sessie voor. Daarom is het ondenkbaar als Agile Coach om online meetings tussen deze twee disciplines niet aan te gaan. Ik ga er immers voor dat deze twee disciplines dezelfde taal gaan spreken.’’